Política de Tratamiento de Datos Personales RAD/DF

2. Normativa aplicable

Esta política se fundamenta en los principios y demás parámetros establecidos en: (i) el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, (ii) la Ley 1266 de 2008, (iii) la Ley 1581 de 2012, (iv) el Decreto 1074 de 2015 y aquellas normas que los  modifiquen, adicionen, desarrollen o realicen alguna complementación.

3.  Definiciones

La Política deberá ser interpretada teniendo en cuenta las siguientes definiciones determinadas por el Régimen de Protección de Datos Personales colombiano: 

1. a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para  llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; 
2. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de  Tratamiento. RAD/DF cuenta con bases de datos, a los cuales resultan aplicables  las disposiciones previstas por la Ley 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario  1377 de 2013; 

c) Candidato(s): Aquellas personas que hayan recibido una oferta de la Firma, o se  encuentren involucradas en un proceso de selección como aspirantes como  posibles empleados. Se refiere también a los Clientes eventuales o potenciales de RAD/DF;

   d) Cliente(s): Toda persona que recibe los servicios legales por parte del  Responsable, para la satisfacción de una necesidad propia, privada, familiar o  doméstica y empresarial; 

   e) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o  varias personas naturales determinadas o determinables; 

   f) Datos Sensibles: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso  indebido puede generar discriminación, como origen racial o étnico, orientación  política, salud, vida sexual, entre otros; 

   g) Dato Público: Información no semiprivada, privada o sensible, como estado  civil, profesión u oficio, contenida en registros públicos, documentos públicos,  entre otros; 

   h) Encargado: Persona que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del  Responsable; 

   i) Empleado(s): Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a  prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada  dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración; 

   j) Responsable: Persona que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de  los datos; 

   k) Proveedor(es): Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la  l) compañía, en virtud de una relación contractual/obligacional. 

   m) Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento; n) Tratamiento: Operaciones sobre datos personales, como recolección,  almacenamiento, uso, circulación o supresión; 

   o) Transferencia: Envío de datos personales del Responsable y/o Encargado  ubicado en Colombia a un receptor, Responsable del Tratamiento dentro o fuera  del país; 

   p) Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio de  Colombia por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. Finalidades del Tratamiento 

Es responsabilidad de RAD/DF recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir y  transferir los Datos Personales objeto del Tratamiento únicamente en cumplimiento  de las siguientes finalidades especificas:  

4.1. Las finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los  Clientes, serán las siguientes:  

   a) Ejecutar la relación contractual existente entre RAD/DF y sus Clientes;

   b) Comunicarse con los Titulares para el envío de documentos o información  directamente vinculada con la relación contractual y obligacional a que  haya lugar por la prestación de servicios legales;

   c) Proveer a los Titulares de la información necesaria, a través de la página  Web o aplicaciones móviles de comunicación, sobre los productos  ofrecidos, para formalizar la relación comercial; 

   d) Manejar de la facturación y recaudo de cartera; 

   e) Enviar, recibir de mensajes de texto, correos electrónicos y/o otros con  fines comunicativos, publicitarios y/o de atención, con el fin de ofrecer  los bienes y servicios del Responsable y mantener un contacto  personalizado con los Clientes; 

   f) Mejorar de las iniciativas comerciales y promocionales de RAD/DF;

   g) Identificar y realizar el tratamiento de toda la información suministrada  por los Titulares en una o varias bases de datos; 

   h) Transmitir los Datos Personales con los Proveedores, contratistas,  operadores de logística y en general terceros para el cumplimiento de las  obligaciones de RAD/DF, o transferirlos si ello se encuentra autorizado  expresamente; 

   i) Recolectar información para campañas comerciales, informativas y de  mercadeo; 

   j) Transmitir los datos personales de los que es responsable a terceros para  efectos de cumplimiento de su relación contractual o para efectos de  análisis de datos, o transferirlos si ello se encuentra autorizado  expresamente; 

   k) Transmitir o transferir los datos personales para: (i) llevar a cabo la  elaboración de puntajes crediticios, herramientas de validación de  ingresos, herramientas predictivas de ingresos, herramientas para evitar el  fraude, la suplantación y en general, adelantar una adecuada gestión del  riesgo crediticio y (ii) compararla, contrastarla y complementarla con la  información financiera, comercial, crediticio, de servicios y obrante en  centrales de información crediticia y/o operadores de bases de datos de  información financiera, comercial, crediticia, entre otros.  

4.2. Las finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los Proveedores de RAD/DF, serán las siguientes: 

   a) Realizar el debido seguimiento del cumplimiento de derechos y  obligaciones derivadas de la relación contractual, en aras de concretar la  correcta ejecución de la misma; 

   b) Adelantar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos  y logísticos relativos al desarrollo de las obligaciones de contractuales y  fiscales; 

   c) Adelantar procesos de facturación, operaciones dirigidas para su  efectividad y realizar una gestión económica y contable, así como cumplir  todas las obligaciones tributarias y de recaudo de cartera o gestión de  cobranza;

   d) Realizar un inventario de relaciones comerciales, verificar requisitos  jurídicos, técnicos y financieros y realizar encuestas de opinión;

   e) Verificar antecedentes comerciales y reputacionales, además de  eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y  Financiación del terrorismo; 

   f) Realizar el respectivo reporte a las centrales de riesgo u otros operadores  de datos sobre la correcta ejecución de las obligaciones crediticias, de  contenido patrimonial, y datos de contacto otros derivadas de las  relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del Titular; 

   g) Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los  Titulares en una o varias Bases de Datos, en el formato que estime más  conveniente;  

   h) Transmitir los Datos Personales con los proveedores de servicios,  contratistas, operadores de logística y en general terceros para el  cumplimiento de las obligaciones de RAD/DF, o transferirlos si ello se  encuentra autorizado expresamente, 

   i) Recolectar información para fines de investigación comercial y de  mercadeo; 

   j) Transmitir los Datos Personales de los que es responsable a terceros para  efectos de cumplimiento de su relación contractual o para efectos de  análisis de datos, o transferirlos si ello se encuentra autorizado  expresamente; 

   k) Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de la presente relación  contractual, tales como: negociación y/o ejecución del contrato, el servicio o cualquier tipo de relación, entre el Titular y RAD/DF. 

4.3. Las finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los  Empleados y/o Candidatas de RAD/DF, así como de sus contratistas, serán  las siguientes: 

   a) Ejecutar auditorías y actualizar los sistemas y Bases de Datos de la Firma;

   b) Contactar al Titular para el envío de información referida a la relación  vinculación laboral que este haya, tenga y se encuentre interesado en tener  con RAD/DF; 

   c) Realizar la recolección y tratamiento de toda la información compartida por los Titulares en una o varias Bases de Datos; 

   d) Administrar Datos requeridos para realizar el pago de honorarios, salarios,  prestaciones sociales y demás retribuciones del cual la Firma es  responsable de pagar según lo dictaminado por el ordenamiento jurídico  y por el contrato laboral; 

   e) Cumplir con las estipulaciones de los contratos que se hayan celebrado  con el Titular, lo cual implica cualquier requerimiento, solicitud

reclamación y de revocación de la Autorización para el tratamiento de  Datos Personales; 

   f) Desarrollar procedimientos de control ético, disciplinario, tales como  descargos o llamados de atención, aplicable bajo las disposiciones del  reglamento interno aplicable y demás normativa relevante; 

   g) Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar en Bases de Datos la  información suministrada por el Titular; 

   h) Organizar e implementar actividades empresariales, para el Titular dentro  del entorno laboral; 

   i) Cumplir los requerimientos legales de información de las autoridades  encargadas de la supervisión de las actividades típicas del objeto social de la Firma, previo cumplimiento del debido proceso; 

   j) Asegurar el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo, así como  de las demás políticas internas de RAD/DF; 

   k) Comprobar las credenciales señaladas en la hoja de vida del Titular. En  caso de entregarse referencias personales y/o comerciales, los Titulares  garantizan que han obtenido de antemano la autorización de dichos  contactos, para realizar el respectivo contacto con los mismos;

   l) Prevenir cualquier uso inadecuado de los servicios de RAD/DF por parte  del Titular; 

   m) Registrar la información del grupo familiar de los Empleados en aras de  dar cumplimiento de los deberes que la Ley determina; 

   n) Dar autorización y acceso a las instalaciones de RAD/DF al momento de  cumplir sus funciones laborales; 

   o) Realizar la administración de Datos Personales para el cumplimiento de  los deberes que, como Responsable, le corresponden a esta según lo  establecido por el ordenamiento jurídico colombiano; 

   p) Cumplir con deberes legales que la Firma tiene como empleador, tal y  como son las relativas a evitar conductas relativas a lavado de activos y  financiación del terrorismo; 

   q) Verificar, comparar e investigar la información suministrada por el  Titular, con cualquier información a la que RAD/DF tenga acceso  mediante medios legítimos;  

   r) Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de  televisión o imágenes, como un mecanismo de seguridad de las  instalaciones de la Firma; 

   s) Transmitir los Datos Personales terceros con el objetivo de dar cumplimiento de las obligaciones de la Firma, o transferirlos de ser  requerido, únicamente en aquellos escenarios en los que esta se encuentre autorizada de manera previa por el Titular; 

   t) Consultar, en cualquier tiempo, en Bases de Datos manejadas por  centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para  conocer el desempeño como deudor del titular de la información, su  capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación 

contractual o cualquier otra finalidad que se derive del conocimiento de  esta información; 

   u) Transmitir los Datos Personales de los que es responsable a terceros para  efectos de cumplimiento de su relación contractual o para efectos de  análisis de datos, o transferirlos si ello se encuentra autorizado  expresamente.

5. Autorización para el Tratamiento 

El Tratamiento, incluyendo la recolección, circulación y eliminación de Datos,  requerirá el consentimiento previo, libre, expreso e informado de su Titular, el cual  podrá ser obtenido por cualquier medio que pueda ser utilizado como prueba, tal y  como es el caso de: documentos físicos, correos electrónicos, llamadas telefónicas  grabadas, etc. Además, de acuerdo con las disposiciones legales, RAD/DF deberá  informar al Titular de los datos sobre lo siguiente: 

   a) La naturaleza del tratamiento al que serán sometidos sus Datos Personales  y el propósito específico del mismo. 

   b) Los derechos que le corresponden como Titular de los Datos. 

   c) Los canales de comunicación, como página web, correo electrónico,  dirección física, u otros, a través de los cuales podrá presentar consultas  y/o reclamos al Responsable.

6. Derechos de los Titulares 

Según lo estipulado por el ordenamiento jurídico colombiano, el Titular contará con  los siguientes derechos: 

   a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los  Responsables o Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros  frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que  induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente  prohibido o no haya sido autorizado;  

   b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable salvo cuando  expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento; 

   c) Ser informado por el Responsable o el Encargado, previa solicitud,  respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales; 

   d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por  infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 frente al Tratamiento;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el  Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías  constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando  la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el 

Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas  contrarias a la ley y a la Constitución; 

   f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto  de Tratamiento.

7. Procedimiento habilitado para que el Titular pueda ejercer sus derechos 

A continuación, se detalla el procedimiento que el Titular deberá seguir para poder  ejercer sus derechos sobre la información que sea almacenada en las Bases de Datos  de la Firma según lo señalado por la normativa aplicable. Se debe tener presente que,  aun cuando los derechos de acceso, actualización, corrección y supresión de la  Autorización son de ejercicio exclusivo del Titular, este podrá dar la debida  autorización a un representante legal o apoderado para llevar a cabo dichos procesos. 

Se debe advertir que la normativa determina que, el escenario en el que la solicitud  sea formulada por persona distinta del Titular y no fuera acreditado que esta actuará  en representación de este, la consulta se entenderá como no radicada.

i. Solicitudes  

Para ejercer el derecho de consulta ante la Firma, el Titular debe: 

   a) Remitir una solicitud escrita a cualquiera de los canales de atención habilitados  por la Firma (los cuales se encuentra descritos en el numeral 9 de la Política), en  la cual el Titular se deberá identificar plenamente.  

   b) La solicitud en cuestión deberá ser clara, completa y legible, con el objetivo de  que RAD/DF pueda dar una contestación que abarque el contenido de la consulta  a cabalidad. 

   c) Es responsabilidad de la Firma corregir y actualizar, a solicitud del Titular,  cualquier información incompleta o inexacta que posea sobre este, siguiendo el  procedimiento y los plazos indicados anteriormente. Para solicitar la corrección y actualización de los Datos Personales, el Titular debe especificar las  rectificaciones que este desee efectuar y adjuntar la documentación que respalde  su petición. 

   d) La Firma tiene habilitados tanto canales físicos como virtuales (a través del mail  gerencia@raddf.com) para que los Titulares puedan radicar sus solicitudes. Aun  así, los interesados que realicen solicitudes de manera presencial en las  instalaciones de la Firma deberán hacerlo en el horario de 8:00 A.M. 6:00 P.M.  los días lunes a viernes. 

   e) La Firma garantizará que todas las solicitudes presentadas sean atendidas dentro  de un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente  de la fecha de su recepción. 

   f) En aquellos casos en que no sea posible para RAD/DF responder la consulta  dentro del plazo inicialmente señalado, este diligentemente le informará al  interesado del altercado e indicará la nueva fecha en la que se atenderá la

consulta, oportunidad que no excederá cinco (5) días hábiles después de la  expiración del primer término.

ii. Reclamos 

De igual manera, los Titulares o terceros habilitados por este tienen el derecho de  presentar reclamos ante RAD/DF cuando consideren necesario corregir, actualizar o  eliminar la información contenida en las Bases de Datos, o cuando observen un  presunto incumplimiento de los deberes establecidos en la mencionada ley y en las  finalidades del Tratamiento, para esto, el Titular debe: 

  a) Remitir vía comunicación escrita a cualquiera de los canales de atención  habilitados por la Firma (los cuales se encuentra descritos en el numeral 9 de  la Política) la queja o reclamo firmado y acompañado por una copia del  documento de identificación del solicitante. 

   b) La Firma tiene habilitados tanto canales físicos como virtuales (a través del  mail gerencia@raddf.com) para que los Titulares puedan radicar sus  reclamaciones. Aun así, los interesados que realicen solicitudes de manera  presencial en las instalaciones de la Firma deberán hacerlo en el horario de  8:00 A.M. 6:00 P.M. los días lunes a viernes. 

   c) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular, o al que lo represente  para dichos efectos, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del  reclamo para que subsane las fallas.  

   d) Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el  solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido  del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para  resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos  (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

   e) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una  leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término  no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el  reclamo sea decidido. 

   f) De acuerdo con lo dictaminado por la Ley, el plazo máximo para atender  dichos reclamos será de quince (15) días hábiles contados a partir del día  siguiente a la recepción del mismo. En caso de que no sea posible resolver el  reclamo dentro de este plazo, se informará al interesado antes de que venza  dicho término los motivos de la demora y la nueva fecha en la que se atenderá  el reclamo, la cual en ningún caso excederá los ocho (8) días hábiles siguientes  al vencimiento del primer plazo.

8. Tratamiento de Datos Sensibles 

RAD/DF no realizará el tratamiento de Datos Sensibles en escenarios diferentes a los  avalados por la Ley 1581 de 2012. Sin embargo, si en el desarrollo de sus funciones

la Firma llegará requerir el Tratamiento de datos de esta índole, RAD/DF se asegurará  solicitar el consentimiento previo y expreso a los Titulares, realizando el Tratamiento  de aquellos datos que sean indispensables para la correcta prestación de sus servicios. 

Se debe precisar que, en el presente escenario, es prioridad de la Firma cumplir con  su deber de guardar la confidencialidad requerida, en especial, evitando propiciar que  con estos Datos se presente discriminación o cualquier tipo de vulneración a los  derechos del Titular de los mismos. 

9. Canales de contacto e información de RAD/DF 

En caso de preguntas acerca de la Política, o cualquier inquietud o reclamo respecto  de esta misma, comuníquese a través de los siguientes canales: 

Razón social: RAD ESTRATEGIAS LEGALES S.A.S. 

NIT: 901.163.686-1  

Dirección: Calle 70 No. 4-36. Bogotá D.C. 

Teléfono: (1) 6798510  

Correo electrónico: gerencia@raddf.com  

Página Web: https://raddf.com/  

Área encargada: Gerencia administrativa

10. Vigencia  

RAD/DF expidió la Política el 22 de abril de 2024, aun así, se debe señalar que, el  contenido del presente documento puede ser sujeto a modificación periódica por parte la Firma, por lo que, esta recomienda a los Titulares consultar en la página web  https://raddf.com/ para conocer la versión más actualizada de la misma.  

Por otro lado, la vigencia de la presente política se extenderá por el término de  duración de la relación comercial o cualquier otro tipo de vinculación que RAD/DF  desempeñe con el Titular, salvo petición en contrario por parte de este.